8 dicas para reter pacientes e melhorar a reputação do seu consultório

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Um bom trabalho é essencial para reter pacientes, mas não o suficiente. Isso porque existem inúmeros fatores que não só atraem, mas fidelizam uma pessoa a um estabelecimento. Mesmo clínicas e consultórios precisam ficar atentos a esses fatores.

Se você está começando agora, sabe como é difícil atrair um público. Portanto, cada novo usuário é uma conquista. Fidelizar pacientes é uma forma de atrair mais pessoas ao seu consultório.

Neste post, você vai aprender 8 dicas para reter pacientes e melhorar a reputação do seu consultório. Confira:

Como reter pacientes no seu consultório odontológico?

1. Ofereça um excelente atendimento

O atendimento é o primeiro contato do seu futuro paciente com o consultório. Por isso, ele precisa mostrar aquilo que você oferece durante o tratamento: excelência.

Treine sua equipe de recepção para oferecer o melhor atendimento possível ao público. O ideal é tratar cada paciente como se fosse único — porque, na verdade, ele é.

Os recepcionistas precisam:

  • atualizar o sistema de gestão com dados de contato, anamneses, exames, tratamentos por fazer e já feitos, histórico clínico, movimentações financeiras e outras informações dadas pelos profissionais de Odontologia da clínica;
  • esclarecer dúvidas. Mantenha um bom contato com a recepção para mantê-la sempre atualizada;
  • encaminhar os pacientes para os profissionais certos e ter jogo de cintura para tranquilizá-los;
  • manter a agenda extremamente organizada;
  • gerenciar prontuários;
  • elaborar orçamentos;
  • gerenciar pagamentos.

8 dicas para reter pacientes e melhorar a reputação do seu consultório

2. Tome cuidado com a sala de espera

A sala de espera é um local muito frequentado e, dependendo e da duração de cada procedimento, seu paciente pode ficar lá por um tempo considerável. Oferecer a ele conforto é fundamental.

Priorize:

  • paredes bem pintadas e que tenham as cores da identidade visual do seu escritório;
  • revistas mais atuais, livros, música ou televisão;
  • água, café e biscoitos para consumo após a consulta;
  • um mobiliário novo e confortável.

Uma forma de saber como está a sua sala de espera é colocando-se no lugar do paciente. Fique meia hora por lá. O tempo passou rapidamente ou você se sentiu incomodado e entediado? Você acha que o local é agradável o suficiente para reter pacientes?

3. Trabalhe com marketing digital

Além do offline, sua clínica também pode criar força com marketing digital. Essa, aliás, é uma forma de manter contato com pacientes que já terminaram um tratamento. Caso precisem de manutenção ou de uma consulta de rotina, vão pensar primeiramente na sua clínica.

Existem várias maneiras de manter uma presença digital sólida:

  • site: é o principal endereço da sua empresa na internet. Um site conta com missão, visão e valores, serviços, currículo dos profissionais, endereço, redes sociais e formas de contato;
  • blog: é uma forma inteligente e eficaz de transformar o consultório em referência no seu segmento de Odontologia. Com posts sobre higiene oral, por exemplo, você demonstra que entende do assunto e que o paciente pode confiar no seu trabalho;
  • e-mail marketing: é uma forma de manter uma “conversa” com o seu paciente. Você pode enviar e-mails falando sobre os novos profissionais e procedimentos disponíveis na clínica, enviando felicitações nas datas de aniversário e muito mais;
  • identidade visual: seu escritório deve ter uma identidade visual, ou seja, um conjunto de características visuais (logo, cores, tipografia) que façam com que o paciente se lembre imediatamente do seu consultório. Assim como a parte física e as campanhas offline, tudo o que você produzir no meio virtual deve ser marcado por ela;
  • redes sociais: a maneira mais popular de se tornar referência na internet é mantendo suas redes sociais atualizadas. Os conteúdos devem ser uma mistura de site, blog e-mail: você conta sobre as novidades do escritório e produz conteúdos com dicas rápidas para seus seguidores. No entanto, tudo deve ser inédito.

4. Invista nas redes sociais

Como as redes sociais são muito importantes atualmente, vamos nos aprofundar nelas para reter pacientes.

Além de conteúdos que podem fidelizar clientes, as redes sociais também podem servir como um termômetro da visão do seu público sobre o consultório. Quando o consumidor está insatisfeito com algum produto ou serviço, ele já não liga mais para o SAC da empresa. A reclamação vai direto para as redes sociais. Da mesma forma, quando esse mesmo produto ou serviço tem um desempenho acima da média, ele vai fazer um post elogiando e, é claro, recomendando a todos os seus contatos.

O conteúdo precisa ser alinhado ao foco do seu consultório. Não há sentido em compartilhar um texto que você achou engraçado, por exemplo, mas que não tenha nada a ver com Odontologia. Foque, principalmente, nos seus segmentos (Ortodontia ou Implantodontia, por exemplo) e em dicas que incentivem o público a manter a saúde bucal e a procurar por dentistas regularmente.

5. Agilize o agendamento

Agendamento por telefone e pessoal já são de praxe, mas o seu consultório pode agilizar ainda mais.

A primeira consulta, por exemplo, deve ser marcada com facilidade. Você só vai precisar de alguns minutos para fazer o diagnóstico inicial e indicar o tratamento. Softwares de gestão permitem o pré-agendamento e, antes da primeira consulta, a equipe de recepção vai pegar os dados complementares do paciente.

Já para reter pacientes mais antigos,  por que não permitir que o cliente marque consultas pelo WhatsApp ou por um aplicativo próprio do seu consultório? Um aplicativo serve como um plus para clientes fieis, já que permite a marcação e o cancelamento, além de atualizar a agenda dos profissionais diariamente. Já o WhatsApp permite um contato mais próximo, portanto pode ser usado até para dar algumas dicas e tirar dúvidas.

6. Esteja atendo às regras do CRO

Reter pacientes também significa mostrar seu compromisso com os órgãos de fiscalização da Odontologia. O Conselho Regional de Odontologia de cada estado é responsável por observar se os consultórios estão cumprindo suas normas, incluindo o que é permitido ou não em publicidade para dentistas.

Os artigos 41 a 46 do Código de Ética da Odontologia e o artigo 7º da Lei nº 5.081/66 respondem a tudo o que é permitido ou proibido nesse aspecto.

7. Não se atrase

Acredite: além de reter pacientes, ser pontual é praticamente um diferencial no meio de saúde. O atraso, infelizmente, já se tornou algo banal. Mas seu cliente sabe diferenciar uma demora causada por um tratamento de uma proporcionada pelo atraso.

Trate seu paciente da forma como gostaria de ser tratado. Seja pontual, cumpra seus horários e fidelize seu público mostrando compromisso com os tratamentos.

8. Evite conversas paralelas

Um detalhe que parece bobo, mas vai contar na percepção do paciente sobre seu atendimento, é a conversa paralela. Evite falar sobre trivialidades enquanto está atendendo, pois vai dar a impressão de que você não está se importando tanto com a consulta. Se houver algum erro, por mais simples que seja, ele vai culpar sua distração com o bate-papo.

Enquanto estiver atendendo, pergunte como ele está se sentindo e explique tudo o que está fazendo. Além de esclarecer eventuais dúvidas, você vai mostrar a ele que sabe o que está fazendo.

Você usa outra estratégia para reter pacientes no seu consultório?  Deixe seu comentário no post:

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