Como lidar com inadimplência na sua clínica

Compartilhar no facebook
Compartilhar no google
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin

Um problema que ocorre em quase (senão) todos os consultórios odontológicos é a ocorrência de inadimplência. Quando você já é um profissional estabelecido, pode não incomodar tanto. No entanto, para quem está em início de carreira, a falta de pagamento de um tratamento pode comprometer bastante o orçamento.

Se você nunca fez uma cobrança, pode achar um pouco chato. Porém, quando os pacientes inadimplentes não entram em contato para justificar ou negociar a dívida, é necessário entrar em contato. Mas tudo pode ser feito com estratégia e respeito, sem que haja constrangimento para nenhum dos lados.

Seu consultório sofre com inadimplência? Veja nossas dicas para resolver esse problema e aumentar a rentabilidade da sua clínica:

Como lidar com pacientes inadimplentes?

Uma abordagem que deixe o indivíduo em situação vexatória em frente de outras pessoas e até na ausência do próprio devedor pode ser considerada constrangimento ilegal. Portanto, saber como entrar em contato com pacientes inadimplentes é fundamental. Confira!

Treine a equipe

Quem entra em contato com pacientes inadimplentes é a equipe de atendimento/recepção. Portanto, é crucial que essas pessoas saibam se comunicar de forma delicada, sem constranger o indivíduo. Um bom atendimento não só elimina dívidas, como também ajuda a reter pacientes.

Envie avisos de pagamento

Antes de cobrar, é melhor evitar o atraso. Envie um e-mail antes avisando sobre a proximidade do prazo de pagamento. Nele, deve constar o boleto para facilitar a vida do paciente. 

Ofereça diversas formas de pagamento

Muitas clínicas oferecem apenas o pagamento por dinheiro (carnê), o que deveria ser impensável nos dias de hoje. Afinal, muita gente não gosta de andar com moeda física na bolsa por medo de assaltos — imagine andar com, por exemplo, R$500 em notas pela rua. Além disso, o cliente pode preferir o pagamento via crédito. Ele poderá parcelar e, de quebra, não ficará inadimplente.

À vista, débito, crédito, boleto bancário e até PayPal podem ser interessantes para sua clínica. No entanto, observe os prós e contras de cada forma e escolha as mais benéficas para ambos.

Mantenha o cadastro atualizado

Cada paciente deve ter um cadastro, em que serão armazenados seus dados, a anamnese e o histórico (inclusive o de pagamento). Observando quando o paciente costuma pagar (e se ele costuma se atrasar), fica mais fácil saber o momento da abordagem. Por exemplo: se é a primeira vez que o paciente atrasa, você pode tentar uma abordagem mais compreensiva; se for algo recorrente, é possível oferecer soluções para evitar esse transtorno.

Lembre-se de que os dados dos pacientes podem mudar com o tempo. Portanto, periodicamente, peça para sua equipe atualizar as informações de cadastro com cada um deles.

Automatize os processos

Ter um sistema de gestão facilita bastante o gerenciamento de todo o consultório, inclusive dos pagamentos e inadimplências. Pode acontecer, por exemplo, de que vários pacientes atrasem o pagamento em uma mesma época. Se você não tiver um controle, só perceberá isso no final do mês — e pode vai atrapalhar bastante as finanças.

Lembre-se também de que uma equipe de consultório lida com vários pacientes. Portanto, conferir ficha por ficha é perda de tempo e de dinheiro, além de atrapalhar o fluxo de trabalho. 

Um sistema automatizado conta com todos os cadastros e pode mostrar quem está inadimplente, perto do vencimento e quem já pagou. Ele vai ajudar você a entender como anda seu fluxo de caixa.

Além disso, é possível sistematizar as estratégias de abordagem. Por exemplo: para o grupo de pacientes inadimplentes contínuos, usa-se a abordagem X; para quem se atrasa pela primeira vez, a abordagem Y.

Comece pelo telefone

A primeira abordagem deve ser por telefone. Dá para ter uma conversa humanizada sem o “cara a cara”, que pode constranger o paciente. 

Entre em contato no máximo poucos dias depois do vencimento. Assim, é mais fácil conseguir reverter o atraso no pagamento. 

Você pode orientar a equipe a ligar no dia seguinte e perguntar quando o paciente poderá comparecer à clínica — isso, é claro, evitando abordagens como “Quando o senhor vai pagar?”. Se o paciente disser que não poderá comparecer amanhã, por exemplo, tente no dia seguinte. O importante é que haja uma data marcada para criar um senso de urgência na resolução da dívida.

Se o pagamento for por boleto, é ainda mais fácil. Não há necessidade de comparecimento; o próprio colaborador vai emitir uma nova cobrança e enviar ao e-mail do paciente. 

O dia marcado deve ser registrado no sistema. Caso o paciente não compareça ou dê um retorno, ligue no dia seguinte marcando uma nova data.

É hora de mandar uma carta

Se as ligações não fizerem efeito, pode ser a hora de enviar uma carta. Ela deve ter linguagem profissional, mas abordar o atraso e as tentativas de comunicação. Coloque também o boleto com uma nova data de pagamento. Se não houver retorno, envie uma segunda carta. 

Na terceira carta, registre o abandono do tratamento e mande o boleto cobrando os tratamentos já realizados. Todos os documentos devem ser registrados. 

Inscrição no SPC

Se nada der certo, é hora de inscrever o nome do paciente no SPC. Lembre-se de que, para isso acontecer, você vai precisar de um contrato assinado por ele, além de outras documentações. 

Invista na comunicação

É essencial que você invista na comunicação com seu público. Afinal, não há sentido entrar em contato apenas com pacientes inadimplentes. Senão, vai parecer que seu público é visto apenas como mercadoria. O tratamento humanizado deve acontecer em todos os pontos.

Blog, site, redes sociais, e-mail e WhatsApp são excelentes ferramentas para isso. As duas últimas, então, permitem uma comunicação mais direta com o usuário. No entanto, todo o trabalho deve ser feito de forma profissional: apresentando conteúdo relevante para o usuário, mostrando as novidades do escritório, divulgando técnicas e tecnologias. Tudo isso, claro, com gramática e ortografia impecáveis, além de um tom de voz condizente com um profissional de Odontologia.

Pronto para lidar com pacientes inadimplentes? Para não perder mais nenhuma novidade sobre Odontolgia e Radiologia Odontológica, assine a newsletter da DVI Radiologia.

Conheça os 7 passos para a Odontologia Digital

TALVEZ VOCÊ GOSTE TAMBÉM

Deixe uma resposta

Fechar Menu

DENTISTA SUAS REQUISIÇÕES ACABARAM?

Preencha o formulário abaixo:

Dentista solicite uma visita

Um representante entrará em contato para agendar uma visita.