Quando se está numa sala de espera médica, é comum ouvirmos reclamações sobre a longa espera vinda dos pacientes. E isso, claro, não é nem um pouco raro quando se fala de consultórios odontológicos. Mas para quem está iniciando, ter uma boa organização com relação aos atendimentos pode até ser um atrativo ao público. Portanto, uma agenda de atendimento para dentistas pode fazer toda a diferença no dia a dia de plantão.
Atendimentos organizados trarão benefícios não só aos pacientes, mas também ao dentista. Quem nunca sofreu com uma extensa carga de consultas diárias, que se estendeu a um tempo bem maior que o de expediente? Pois esse é um dos problemas causados pela falta de uma agenda bem organizada.
Se está em início de carreira ou ainda tem problemas em limitar as consultas e eventos diários, não se preocupe. Neste texto, você vai descobrir como organizar uma agenda de atendimento para dentistas:
Como organizar uma agenda de atendimento para dentistas?
Veja como manter seu consultório sempre organizado.
Tenha noção do seu tempo
Primeiramente, você precisa saber quanto tempo, em média, leva para fazer todas as atividades rotineiras de um dentista: consulta, limpeza, remoção de tártaro, canal, inserção de aparelhos ortodônticos, procedimentos mais complexos e cirurgias. Dessa forma, é possível definir quantas consultas ou cirurgias você deseja fazer por dia, além de uma faixa de horário para determinados atendimentos.
Então, comece listando todos os procedimentos feitos na clínica e quanto tempo demora pra fazer cada um deles. Depois, comece a montar sua agenda com base nisso. Horários mais lotados podem ser ocupados por procedimentos simples, enquanto cirurgias podem ficar para os momentos de ociosidade.
Reserve um tempo de segurança
Ter noção de quanto tempo dura seu trabalho permite que as consultas sejam espaçadas de uma forma que respeite seus horários e não deixe os clientes esperando. Além disso, eventuais imprevistos — um engarrafamento, por exemplo — podem atrapalhar o andamento do dia inteiro. Sem contar que até mesmo um procedimento pode demorar mais tempo do que o esperado.
Então, entre uma consulta ou outra, coloque um tempo de segurança de pelo menos 5 minutos. Isso evita uma aglomeração de pacientes no consultório e deixa você menos sobrecarregado.
Não confie apenas no papel
Usar papel e caneta ajuda bastante, mas é contraprodutivo contar apenas com eles. Uma agenda digital de atendimento para dentistas é muito melhor para manter a organização.
Com um sistema de gestão, sua agenda é atualizada automaticamente. A equipe de recepção fica ciente dos horários vagos para um remanejamento, os pacientes podem marcar consultas online e também é possível enviar alertas via e-mail, WhatsApp ou SMS. Por fim, você tem acesso aos seus horários onde estiver e quando quiser.
Já uma agenda de papel pode causar ruídos na comunicação entre recepção e profissional, além de marcações indevidas — dois pacientes em um mesmo horário, por exemplo. Pior: o público não consegue marcar suas consultas de maneira prática.
Tenha um sistema de gestão
Um sistema de gestão é essencial para a organização da sua empresa. Além de possibilitar o agendamento digital, ele também organiza o histórico dos pacientes, emite notas fiscais, permite o controle financeiro e outras questões importantes para o funcionamento de um consultório.
Então, quando você tem um sistema de gestão e uma agenda digital que possa ser integrada a ele, as atualizações são feitas em tempo real.
Permita que a equipe tenha acesso à agenda
Se você usa o Google Agenda, por exemplo, a equipe de recepção precisa ter acesso a ela. Além da atualização automática, eles não precisam ligar, mandar mensagens ou interromper consultas para acessar informações.
4 softwares para organizar uma agenda de atendimento para dentistas
Se você quer ter uma agenda digital para organizar seus atendimentos, confira algumas sugestões:
1. Google Agenda
O Google Agenda ou Google Calendar é uma das agendas digitais mais populares no mundo. Intuitiva, pode ser atualizada manual ou automaticamente, quando integrada a um sistema de gestão. Pode ser compartilhada com outros profissionais do consultório e é gratuita.
Outro fator interessante é seu layout: você pode listar nos formatos diário, semanal, mensal, 4 dias ou programação (só os eventos aparecem).
2. Gongo
Mais robusto, o Gongo é uma agenda inteligente que confirma todas as suas consultas de maneira automática. Além disso, seus pacientes podem marcar os próprios horários na página da clínica no Facebook. O sistema também possibilita agregar o Google Agenda. Você pode ver todos os horários marcados no Gongo usando o seu celular, mas ele também conta com um aplicativo para Android.
Por fim, ele também conta com confirmação de consultas e lembrete de retorno.
O Gongo conta com um plano gratuito e outros 3 pagos, que vão de R$59 a R$219/mês.
3. Global FREE Clínicas
Voltado para clínicas médicas e odontológicas, o Global FREE Clínicas é um sistema com licença gratuita por um ano. Ele não tem limites de cadastros, agendamentos, usuários ou fechamentos. Além disso, conta com diversos benefícios para a clínica:
- controle múltiplo de agendamentos com até 10 agendas;
- relatórios administrativos, estatísticos e de faturamento;
- lembretes de pendências no cadastro do paciente;
- controle do faturamento de múltiplos convênios;
- lançamento de procedimentos realizados;
- cadastro de pacientes com fotos;
- agenda da semana;
- emissão de recibo;
- extrato de conta;
- SMS liberado;
- backup.
O Global FREE Clínicas conta com planos de diversos preços depois do fim da licença. Além disso, o suporte é pago, mas a plataforma oferece tutoriais em vídeo para instalação e uso.
4. Simples Dental
Uma das agendas de atendimento para dentistas mais usadas no Brasil, o Simples Dental permite marcar e confirmar consultas via SMS, além de controlar horários de atendimento, compromissos e alertas de retorno. Então, você pode observar tudo na sua agenda online, onde quer que esteja.
O Simples Dental também faz o controle financeiro, mostrando os pacientes inadimplentes, além de envio de mensagens em momentos sazonais, criando relacionamento. Também é possível acessar sua lista de pacientes e gerencie sua equipe pelo celular.
Durante a Black Friday, o Simples está com um plano promocional de R$49,95 nos 3 primeiros meses. Mas fora dessa época, o valor é de R$99,90.
Pronto para adotar uma agenda de atendimento para dentistas? Então, se você deseja receber novidades sobre Odontologia e Radiologia Odontológica, assine a newsletter da DVI Radilogia.